Conditions Générales

Réservations :

Les réservations de fêtes ou d'événements se font exclusivement par e-mail.
Tous les événements doivent être réservés au moins 7 jours ouvrables avant la date de l’événement.
Pour les demandes de menus, vous devez choisir la même entrée, le même plat principal et le même dessert pour tout le groupe, à l’exception des personnes ayant des restrictions alimentaires.
En raison de l’utilisation de produits frais, il est possible que certains ingrédients ne soient pas disponibles (en raison de la saison, de l’approvisionnement, de la disponibilité sur le marché, etc.). Ils seront alors remplacés par des produits équivalents de qualité et de prix similaires.
- Les restrictions alimentaires doivent être communiquées en même temps que le menu, ainsi que les détails de l’aménagement de la salle (au moins 5 jours ouvrables avant la date de l’événement).
Le nombre final de participants peut être modifié jusqu’à 1 jour ouvrable avant l’événement (avant 11h) par e-mail (restaurant2272@aramark.be). Le dernier nombre communiqué sera celui qui sera facturé. Si davantage d’invités sont présents que prévu, le nombre supplémentaire sera également facturé.
Les événements organisés en dehors du cadre standard de réservation peuvent faire l’objet d’ajustements de prix, même si un prix a déjà été communiqué par Aramark NV, en cas d’augmentation du coût des matériaux liée aux fluctuations des prix du marché.
Les prix indiqués dans les devis restent valables pour les dates mentionnées dans l’offre.

Frais supplémentaires :

Des frais de livraison de 28,00 € seront facturés.
Des frais de mise en place de 50,00 € seront appliqués.
Pour nos services de catering, tout matériel cassé ou perdu sera facturé à un forfait de 5,00 € par pièce.
Droit de bouchon : un forfait de 7,00 € sera facturé pour chaque bouteille (vin, cava, champagne, spiritueux) apportée par le client.

Facturation :

Aucune demande de facture ne sera acceptée pour un montant inférieur à 125 €.
Pour les livraisons au Staff Center / Bâtiment MW, des frais de 50 € hors TVA s’appliquent.
Pour les événements organisés dans le Staff Center / Bâtiment MW, des frais de mise en place de 150 € hors TVA seront facturés.
Toute commande à facturer sans numéro PR/PO/ED/TR/RT ne sera ni confirmée ni prise en compte. Lors de la confirmation de l’offre, le numéro PR/PO/ED/TR/RT doit être communiqué à Aramark. Sans ces numéros, l’événement sera automatiquement annulé.
Les détails de facturation, tels que spécifiés ci-dessous, doivent être communiqués avec le numéro PR/PO/ED/TR/RT.
Les prix indiqués dans les listes de prix, devis et accords sont, sauf mention contraire et hors clients privés, toujours hors TVA.
Les éléments logistiques et autres nécessités (assiettes, verres, couverts, chaises, tables, décorations de table...) sont inclus dans le prix convenu, sauf indication contraire.

Règles d'hospitalité :

Aramark NV se réserve le droit d’annuler une réservation si une autorité supérieure impose qu’un événement prioritaire (comme, sans s’y limiter, une réunion de bureau privé, un événement CONSEC, ou un autre événement important) ait lieu à la date réservée.
En cas de force majeure, nous ne sommes pas tenus de remplir nos obligations. Dans ce cas, nous pouvons soit suspendre nos obligations pendant la durée de la force majeure, soit résilier définitivement le contrat.
La force majeure désigne toute circonstance indépendante de notre volonté empêchant totalement ou partiellement l’exécution de nos obligations. Cela inclut, sans s’y limiter : grèves, embouteillages imprévus, accidents, incendies, pannes, interruptions de réseau (télécom ou autre), indisponibilité du site web, non-livraison ou retard de livraison par les fournisseurs ou tiers...

Demandes de support :

Toute demande de support doit être adressée par le client via les plateformes officielles de support sur Magellan ou directement par e-mail aux services concernés. Ces coûts seront facturés au client :

AVI : NATOAVEvents.Mailbox@HQ.NATO.INT
NCIA : servicecentre@hq.nato.int
IFM : ifm.helpdeskissues@hq.nato.int
Les réservations du Staff Center doivent être faites via IFM.
L’espace mezzanine est réservé exclusivement aux pauses-café et doit être réservé à l’avance via l’équipe ICS.

Annulations :

En cas d’annulation dans les 24 heures précédant l’événement, le montant total de l’offre sera facturé.

Plaintes :

Les plaintes doivent être adressées par écrit à Aramark NV, avec preuves à l’appui, au plus tard une semaine après la date de l’événement. La mise en demeure doit contenir une description aussi détaillée que possible de la défaillance, afin que nous puissions y répondre de manière adéquate.